¿Su Empresa debe Reportar las Reclamaciones de los Titulares ante el RNBD en Colombia?

Obligación de reportar reclamaciones de titulares ante el RNBD en Colombia.

Muchas empresas consideran que el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con la protección de datos personales finaliza con la inscripción de sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD). Sin embargo, la normativa colombiana establece obligaciones adicionales que deben atenderse de manera periódica.

Entre ellas se encuentra el deber de reportar las reclamaciones presentadas por los titulares de datos personales y los incidentes de seguridad que afecten la información administrada por las organizaciones.

Estas obligaciones hacen parte del régimen previsto en la Ley 1581 de 2012 y en las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad encargada de la vigilancia y control en materia de protección de datos personales en Colombia.

El registro ante el RNBD no es la única obligación en materia de protección de datos personales.

El RNBD constituye un mecanismo de supervisión mediante el cual la SIC puede conocer cómo las organizaciones administran la información personal de clientes, empleados, proveedores y usuarios.

No obstante, el cumplimiento normativo no se limita al registro inicial de las bases de datos. Las empresas también deben mantener actualizada la información reportada y cumplir con diversas obligaciones periódicas, entre ellas:

Reportar las reclamaciones presentadas por los titulares de la información.
Reportar los incidentes de seguridad que comprometan datos personales.
Actualizar la información registrada en el RNBD cuando se presenten cambios relevantes.
Garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares de la información.

El incumplimiento de estas obligaciones puede generar importantes riesgos jurídicos y reputacionales para las organizaciones.

¿Qué son las reclamaciones de los titulares de datos personales?

Las reclamaciones de los titulares corresponden a las solicitudes, peticiones, quejas o reclamos que las personas presentan respecto del tratamiento de sus datos personales.

Estas reclamaciones pueden referirse, entre otros aspectos, a:

Solicitudes de actualización de información.
Solicitudes de corrección de datos personales.
Solicitudes de eliminación o supresión de información.
Reclamos por uso indebido de datos personales.
Solicitudes de acceso a la información almacenada.
Quejas relacionadas con llamadas, mensajes de texto o correos electrónicos no autorizados.

La atención adecuada de estas solicitudes constituye una obligación legal derivada del derecho fundamental al hábeas data y del régimen colombiano de protección de datos personales.

Ejemplos comunes de reclamaciones de titulares.

En la práctica empresarial, algunas reclamaciones frecuentes son las siguientes:

Un cliente solicita que su número telefónico sea eliminado de campañas comerciales.
Un empleado solicita la corrección de información incorrecta contenida en sus registros laborales.
Un usuario presenta una queja por recibir publicidad sin haber otorgado autorización previa.
Un titular solicita conocer cuáles datos personales conserva la empresa y la finalidad de su tratamiento.

Cada una de estas solicitudes debe ser gestionada adecuadamente y, cuando corresponda, reportada ante el RNBD.

¿Cada cuánto deben reportarse las reclamaciones ante el RNBD?

De conformidad con el numeral 2.3.2. del Capítulo Segundo del Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, las reclamaciones de los titulares deben reportarse semestralmente.

Los plazos de reporte son los siguientes:

a. Primer semestre (enero a junio):

Las reclamaciones presentadas entre enero y junio deben reportarse dentro de los primeros quince (15) días hábiles del mes de agosto.

b. Segundo semestre (julio a diciembre):

Las reclamaciones presentadas entre julio y diciembre deben reportarse dentro de los primeros quince (15) días hábiles del mes de febrero del año siguiente.

Por esta razón, desde el mes de julio de cada año las empresas deberían comenzar a revisar, consolidar y clasificar las reclamaciones recibidas durante el primer semestre, con el propósito de preparar oportunamente el reporte correspondiente ante la SIC.

¿Qué empresas deben cumplir con esta obligación?

En términos generales, estas obligaciones aplican a las organizaciones obligadas a inscribir sus bases de datos en el RNBD, entre ellas:

Sociedades con activos superiores a 100.000 UVT.
Clínicas, IPS y centros médicos.
Instituciones educativas.
Empresas que administren datos sensibles.
Organizaciones que recolecten datos personales de clientes, empleados, usuarios o proveedores.

Asimismo, estas obligaciones pueden resultar aplicables a empresas que hayan recibido solicitudes relacionadas con actualización, acceso, corrección o eliminación de datos personales por parte de los titulares de la información.

¿Cuáles son los riesgos por incumplir el reporte de reclamaciones?

El incumplimiento de las obligaciones relacionadas con la protección de datos personales puede dar lugar a investigaciones administrativas adelantadas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Las sanciones pueden incluir:

Multas de hasta dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Suspensión temporal de las actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales.
Cierre temporal de las operaciones vinculadas al tratamiento de la información.
Cierre definitivo de las actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales en los casos previstos por la ley.

Además de las consecuencias económicas, el incumplimiento puede afectar la reputación empresarial y generar pérdida de confianza por parte de clientes, usuarios y aliados comerciales.

Recomendaciones para cumplir adecuadamente con el RNBD.

Con el propósito de reducir riesgos regulatorios y sancionatorios, las empresas deberían:

Revisar periódicamente las reclamaciones relacionadas con datos personales.
Implementar canales claros y efectivos para la atención de titulares.
Llevar trazabilidad de las solicitudes y reclamos recibidos.
Contar con protocolos de gestión y reporte de incidentes de seguridad.
Verificar periódicamente el cumplimiento de las obligaciones asociadas al RNBD.
Mantener actualizadas las políticas de tratamiento de datos personales.

El cumplimiento del régimen de protección de datos personales no debe entenerse únicamente como un requisito formal, sino como una herramienta de prevención jurídica, fortalecimiento institucional y generación de confianza empresarial.

¿Por qué es importante contar con asesoría especializada?

La adecuada gestión del Registro Nacional de Bases de Datos exige conocimiento normativo, monitoreo permanente de obligaciones regulatorias y una correcta administración de los riesgos asociados al tratamiento de información personal.

Contar con asesoría especializada permite a las organizaciones:

Identificar oportunamente las obligaciones de reporte ante la SIC.
Diseñar procedimientos internos de atención de titulares.
Implementar mecanismos de cumplimiento normativo.
Reducir riesgos sancionatorios y reputacionales.
Fortalecer las prácticas de gobierno y protección de datos personales.

La prevención y el acompañamiento jurídico especializado constituyen herramientas fundamentales para garantizar el adecuado cumplimiento de la legislación colombiana en materia de protección de datos personales.

Artículo escrito por Gabriela Insuasty Gutiérrez, abogada de la Universidad de la Sabana, con amplia experiencia en hábeas data y Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).

¿Su empresa ya verificó si debe reportar las reclamaciones de los titulares ante el RNBD?

En Cárdenas Vega Asesores S.A.S. ayudamos a las organizaciones a identificar sus obligaciones en materia de protección de datos personales, gestionar adecuadamente el RNBD y prevenir riesgos sancionatorios ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Contáctenos si está interesado(a) en recibir asesoría relacionada con los reportes de las reclamaciones inherentes al RNBD: