Registro Nacional de Bases de Datos

En este artículo encontrará todo lo que necesita saber para cumplir con la obligación de registrar sus bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

¿Qué es el Registro Nacional de Bases de Datos?

El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, el cual es administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y de libre consulta para los ciudadanos.

¿Qué es una Base de Datos?

Una Base de Datos es un conjunto organizado de datos personales que se utiliza para llevar el registro y la administración de los mismos, bien sea en medio físico (un archivo físico) o en medio electrónico (hojas electrónicas, documentos de texto, etc.), independientemente de la cantidad de datos personales que contenga. Es decir, una Base de Datos es cualquier conjunto organizado de datos personales sujetos a un tratamiento, tales como, listados de empleados, clientes, proveedores, alumnos, pacientes, etc…, que tienen una finalidad para la empresa.

Obligatoriedad de Registrar las Bases de Datos.

La Superintendencia de Industria y Comercio impartió instrucciones a los Responsables del Tratamiento de datos personales; es decir, todas las personas jurídicas de naturaleza privada, inscritas en las Cámaras de Comercio, para efectos de realizar la inscripción de sus bases de datos en el RNBD.

Cualquier empresa mediana o grande que opere en Colombia, como responsable del tratamiento de datos personales, debe cumplir con la obligación de registrar las bases de datos a su cargo, según lo definido en los Decretos 886 de 2014, 1074 de 2015, 1759 de 2016 y 90 de 2018. Es decir que todas las sociedades medianas o grandes están en la obligación de registrar sus bases de datos en el RNBD e implementar lo establecido en la ley de protección de datos personales.

Fecha Límite para Efectuar el Registro ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

El plazo máximo para la inscripción del Registro Nacional de Bases de Datos venció el 30 de noviembre de 2018. Cualquier empresa mediana o grande que no haya efectuado el registro en dichas fechas está incumpliendo la norma y debe registrar sus bases de datos inmediatamente.

Sanciones.

Es importante tener en cuenta que, de NO cumplir con lo dispuesto en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012, la Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a las empresas las siguientes sanciones:

Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.
Suspensión de las actividades relacionadas hasta por un término de seis (6) meses.
Cierre temporal o definitivo de la operación.

Trámite de Registro.

La información que se debe registrar ante la Superintendencia de Industria y Comercio es la siguiente:

El tipo de información que se encuentra almacenada en sus bases de datos (clasificada según la naturaleza de los datos).
Las medidas de seguridad que ha implementado su empresa para proteger la información almacenada en las bases de datos.
Cómo obtuvo la información y la autorización previa para el tratamiento de esta.
La transferencia o transmisión internacional de datos personales.
La cesión o transferencia nacional de la base de datos.
Los reclamos presentados por los titulares de la información y los incidentes de seguridad que se hayan presentado en su empresa.

Nuestra Asesoría.

Para efectos de dar cumplimiento a la obligación de registrar sus bases de datos, nuestros abogados se encargarán de:

Determinar la naturaleza de la información contenida en sus bases de datos.
Elaborar la política general [Estándar] de tratamiento de datos personales (que es necesaria para el registro).
Elaborar un formato de control de acceso de información [Estándar] para su empresa.
Registrar, en debida forma, todas sus bases de datos: clientes, proveedores, empleados, etc., ante lo cual su empresa recibirá una constancia de registro expedida por el sistema de la SIC.

Preguntas más Frecuentes.

¿Cualquier empresa está obligada a registrar sus bases de datos?

No, el registro es obligatorio para todas las empresas medianas o grandes que tengan en sus archivos físicos o electrónicos datos personales, tales como: clientes, prospectos, empleados, proveedores, alumnos, pacientes, etc.

¿Qué normas me obligan a dicho registro?

La Ley 1581 de 2012 y los Decretos 886 de 2014, 1074 de 2015, 1759 de 2016 y 90 de 2018.

¿A qué datos se refiere este registro?

A cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica o de cualquier tipo, respectiva a personas físicas.

¿Cuál es el plazo máximo para efectuar el registro?

El plazo se venció el 30 de noviembre de 2018. Si su empresa mediana o grande no lo realizó en dicha fecha, está obligada a efectuarlo inmediatamente.

¿Qué pasa si no registro las bases de datos de mi empresa?

La SIC podrá imponer multas hasta de 2.000 SMMLV o cerrar definitivamente su empresa.